迎来送往是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，长沙会议会务发现主人能够通过这一项目来表达自身的情宜和对客方的礼貌并体现自身的素养。而迎接会议相关人员也是长沙会议会务提供的服务之一，为此迎接礼仪相当的重要。国内知名的长沙会议会务强调尤其迎接过程是给客人良好第一印象的最重要工作，这也是下一步深入接触的基础。因此，长沙会议会务总结经验发现迎接客人要有周密的布署，具体应注意以下几个事项。

一、注意把握好时间

长沙会议会务强调对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国及外地客人，应事先了解对方所乘的车次或航班以便能及时的去迎接。同时注意迎接人员与客人身份职务应该相当以表示尊重，若因某种原因而相应身份的主人不能前往及前去迎接时，应向客人作出礼貌的解释。主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达并恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等，才能留下好的印象。

二、注意接到客人时应有的礼貌以及相关的细节问题

长沙会议会务提醒接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。进行自我介绍递送名片时，长沙会议会务提醒注意送名片的礼仪：比如对年长或值得尊敬的人，应该要以恭敬的姿态双手奉上名片，说一句“请多关照”。若想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”作为接名片的人双手接过名片后，应该以认真的态度看一下名片以便让对方感觉受到尊重，这也是必不可少的礼貌。

三、注意应提前准备好迎接车辆及住宿

品质好的长沙会议会务提醒迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，应提前做好充分准备才能够让客人更为满意，使事情进展更顺利。长沙会议会务还建议主人应提前为客人准备好住宿并办理好一切手续，将客人领进房间后可向客人介绍住处的服务及设施，并将活动的计划、日程安排交给客人以及准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。

以上就是长沙会议会务根据以往经验总结和介绍会议接待的几个注意事项，另外长沙会议会务还补充将客人送到住地后，要注意主人不要立即离去，这时应陪客人稍作停留，热情交谈，让对方感到宾至如归。注意此时可以谈论一些让对方感到满意的话题，比如客人参与活动相关的当地风土人情、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息，并且离开时要将下次联系的具体计划告诉客人。